自我任角團隊活動（三）

添加日期：2011年9月6日 閱讀：792

    2、7 注意事項
    (1)團隊規(guī)模一定要適宜,不可過大也不可過小,過大不利于活動的順利開展,過小則達不到集思廣益的效果。
    (2)角色分配首先應(yīng)遵循自愿原則,即成員自由選擇所要扮演的角色,如果出現(xiàn)多人認領(lǐng)同一個角色的情況,則考慮采用溝通、協(xié)商的方式來解決。重要角色如總經(jīng)理,人力資源總監(jiān)等,扮演者需要讓其他人信服,并認可其有能力擔(dān)任該角色。如通過協(xié)商仍不能解決問題,則可以考慮成立多個同類型的自我任角團隊。
    (3)自我任角團隊發(fā)展至一定階段,企業(yè)應(yīng)該適當(dāng)參與到團隊的組建過程中來,并對活動開展給予一定的指導(dǎo)。
    (4)團隊運作的內(nèi)容必須是有利于企業(yè)正常運作的,禁止一切通過非正式組織的形式開展危害企業(yè)的活動。
    (5)企業(yè)應(yīng)適時發(fā)布一些新的課題,并制定相應(yīng)的獎勵措施,以鼓勵員工積極參與到自我任角團隊中來。
    (6)在一個具體的企業(yè)中,如果前期不存在自發(fā)想要組建這種團隊的個體,企業(yè)需要提供引導(dǎo)和激勵方式。
    3、運作方式
    3、1 運作原則
    盡管自我任角團隊是一個非正式的組織,但為了保證和維持其正常運行,在團隊的運作過程中,要注意遵守以下原則:
    (1)自發(fā)自愿原則
    企業(yè)員工自發(fā)形成小團隊,選擇自己感興趣并且可以勝任扮演的角色,模擬企業(yè)管理和運營實踐,提供一切有利于企業(yè)更好運作的戰(zhàn)略建議以及改善方案。
    (2)自下而上原則
    一般多表現(xiàn)為下級員工扮演其上級的角色,具有挑戰(zhàn)**的特征,這樣更能激發(fā)員工的成就動機,滿足其自我實現(xiàn)的需要。
    (3)業(yè)余愛好原則
    該活動是員工利用其工作之外的業(yè)余時間來操作完成的,不能影響到其正常的工作任務(wù)和進度。
    (4)積極向上原則
    該團隊所要進行的任何活動,必須有利于企業(yè)的運作,防止某些人利用該非正式組織進行危害企業(yè)正常運作的事情。
    (5)自由靈活原則
    自我任角團隊的*大特點是其高度的靈活性,即成員基于共同的興趣愛好組成團隊,其活動方式高度自由,不受約束,一旦成員之間出現(xiàn)分歧或不合,則轉(zhuǎn)變討論主題或者退出團隊。
    3、2 日常運營
    自我任角團隊具有高度的民主性、自由性與靈活性三個重要特點,但作為一個團隊,一個組織,要想使其發(fā)揮出應(yīng)有的積極功效,就必須對其日�；顒舆M行相關(guān)干預(yù)與規(guī)定。
    (1)活動時間
    一般來說,自我任角團隊的活動時間不固定,團隊的成員在工作外的任意時間,在不影響正常工作的情況下,都可以對本組確定的話題進行討論與交流。具體情況可以根據(jù)團隊的任務(wù)性質(zhì)和內(nèi)容自行決定。
    (2)活動頻率
    自我任角團隊主要是通過討論、交流得出問題改善的措施與方案。而交流的方式可以是面對面交流,也可以是通過新興的網(wǎng)絡(luò)方式進行交流。如果選擇QQ、MSN、視頻電話之類的網(wǎng)絡(luò)方式進行溝通,其活動頻率可略高,如每日一次或每兩日一次,以便于及時交流各自的想法。如果選擇面對面討論的方式,則可根據(jù)團隊的規(guī)模及召集成員的難易程度決定活動頻率,如選擇每周一次或者每周兩次。
    (3)活動地點
    由于自我任角團隊的活動形式比較靈活,沒有特殊的條件限制,因而在活動地點的選擇方面沒有特殊的要求,可以“便利原則”選擇合適的地點。
    3、3 活動類型
    自我任角團隊開展的活動主要包括課題研究、團隊競賽和質(zhì)詢?nèi)�種類型。
    (1)課題研究
    課題研究型活動是自我任角團隊開展活動的一種典型方式,自我任角團隊可以根據(jù)企業(yè)中現(xiàn)存的問題,選擇自己感興趣的課題進行研究,并據(jù)此提出可行的改善措施。課題一般由企業(yè)發(fā)布或者團隊自行提出。
    1)自行提出
    自行提出式課題研究型活動,是指團隊成員自主尋找課題,圍繞課題進行討論,在共同探討的過程中,互動交流,形成思想碰撞。
    此類型活動的課題來源通常包括:在團隊組建的過程中,團隊發(fā)起人自己提出的問題、想法、項目等;在日常的交流過程中,成員共同認可的課題或者個別成員提供的新課題;與其他團隊進行交流而得到的課題。
    2)企業(yè)發(fā)布
    企業(yè)提供式課題研究型活動,是指團隊成員選取企業(yè)提供的課題或者項目進行研究。
    這種活動形式一般出現(xiàn)在自我任角團隊發(fā)展到相對成熟的階段。也就是說,在此階段中,企業(yè)中存在著多個由員工自發(fā)自愿組建的自我任角團隊,企業(yè)意識到充分利用這種分散的智力資源能帶來積極作用。于是,企業(yè)管理人員針對企業(yè)中存在的問題,通過企業(yè)網(wǎng)站、論壇、郵箱、宣傳冊等方式,提供一些課題,供團隊研究。企業(yè)對其提交的方案進行評估,給予表現(xiàn)優(yōu)秀的團隊和成員一定的獎勵。
    (2)團隊競賽
    在團隊競賽型活動中,企業(yè)通過組織競賽的方式,為企業(yè)中已經(jīng)存在的自我任角團隊提供一個交流的平臺。企業(yè)可以為所有團隊指定同一課題,也可提供數(shù)個課題供團隊選擇,還可以讓團隊自行擬定課題。企業(yè)宣傳并組織競賽,鼓勵每個團隊積極完成任務(wù),提交各自的成果方案,并對其進行評估比較,選出優(yōu)秀的方案,給予獎勵。
    (3)質(zhì)詢
    質(zhì)詢,原意指議員在議會會議期間,就政府的施政方針、行政措施以及其他事項,向政府首腦或高級官員提出質(zhì)疑或詢問并要求答復(fù)的活動,是議會監(jiān)督政府的一種方式。這里主要是指團隊成員就企業(yè)高層現(xiàn)階段所施行的政策、戰(zhàn)略及規(guī)章制度提出質(zhì)疑或者不滿,并自行提出一套較之更好的方案。企業(yè)高層在公平公正的原則下,權(quán)衡團隊提出的方案,如若切實可行,則用新方案代替現(xiàn)行政策或制度。
    這種團隊形式更多適用在民主、開放的企業(yè)中,基層員工可以就高層的決議、策略及措施提出異議,并發(fā)表自己的看法,而高層領(lǐng)導(dǎo)也樂于接受下屬的意見及建議。
    3、4 運營技術(shù)與手段
    作為企業(yè)中一種新穎的團隊組織形式,自我任角團隊在其組建、溝通及運作上采用了不同于傳統(tǒng)組織形式的新技術(shù)和新方法�；�于信息化的大趨勢,越來越多先進的電子信息技術(shù)開始出現(xiàn)在企業(yè)中,這里主要介紹以Internet為支撐的群件技術(shù)。
    群件是針對群體工作而發(fā)展出來的技術(shù)產(chǎn)品,目的在于促進群體的交流合作及資源分享,充分提高群體的工作效率和質(zhì)量。我們這樣定義群件:以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ),以交流(Communication)、協(xié)調(diào)(Coordination)、合作(Collaboration)及信息共享(Information Sharing)為目標(biāo),支持群體工作需要的應(yīng)用軟件。它允許個人和團隊成員間進行有效的協(xié)同工作而不管他們的地理位置如何。廣義上,電子郵件(E-mail)、電子布告欄(Computerized Bulletin Board)、電視會議(Video Conferencing)、工作流管理(Workflow Management)之類軟件都可以視為群件。
    由于自我任角團隊活動的開展大都在正常工作外的時間,因此如何讓成員們能及時、便捷地溝通與交流成為自我任角團隊活動順利開展的前提。
    下面將具體介紹自我任角團隊在團隊運營方面用到的群件技術(shù)。
    (1)“E-mail”技術(shù)
    E-mail(電子郵件)技術(shù)是自我任角團隊成員進行交流與溝通時使用*頻繁的信息通訊技術(shù)之一。E-mail是目前應(yīng)用*廣泛的遠程信息處理系統(tǒng),成員可以在任何時間、任何地點發(fā)送或接收信件,而不管通信對方處于何種狀態(tài),大大改變了時間和空間對人們發(fā)送和獲取信息的限制。
    (2)“Teleconferencing”技術(shù)
    除E-mail外,自我任角團隊成員常用到的還有Teleconferencing(遠程電訊會議)。遠程電訊會議是指通過電話或網(wǎng)絡(luò)連接的方式舉行會議,可以使用一般的長途電話,也可使用聲像直觀設(shè)備和計算機組成的復(fù)雜的電子系統(tǒng)。會議參與人可以分享應(yīng)用程序,并且可以在公用的電子白板上進行書寫。電子白板的使用大大提高了遠程會議的效率,因為會議成員可以在會議過程中或會議后就達成的一些共識、協(xié)議以及產(chǎn)生的一些不同觀點在電子白板上進行重申或總結(jié),這非常有利于會議成員對一些重要的觀點和意見進行重新審視和思考,有利于提高溝通效率。
    (3)“Team room”技術(shù)
    “Team room”(團隊共用系統(tǒng))技術(shù)在促進自我任角團隊成員之間的交流與溝通方面也發(fā)揮了重要作用�！皌eam room”是指團隊共享的電子工作空間,它也是虛擬團隊成員通過信息共享平臺在一起工作的一種方式。對于虛擬團隊成員來講,“team room”的優(yōu)勢體現(xiàn)在它能提高團隊成員相互之間的認同感以及對團隊的歸屬感。因為只有屬于同一虛擬團隊的成員才能進入同一個電子共用系統(tǒng)(即同一個“team room”),這就使得團隊與團隊之間能夠區(qū)分開來,并且可以在一定程度上加強同一團隊成員的歸屬感和認同感。通過“team room”,虛擬團隊成員可以在一起分享信息和進行討論,有利于集思廣益,增強團隊的生機和活力。
    (4)“Lotus Sametime chat”技術(shù)
    自我任角團隊成員還經(jīng)常使用“Lotus Sametime chat”(實時在線聊天)技術(shù)進行交流與溝通�！癓otus Sametime chat”是基于文本格式的一種網(wǎng)上聊天方式,為團隊成員提供了溝通交流的場所。
    以上提到的幾種現(xiàn)代信息通訊技術(shù)都有各自的特點和優(yōu)勢。在日常工作中,自我任角團隊成員應(yīng)根據(jù)實際的環(huán)境條件和任務(wù)需要來選擇合適的信息通訊技術(shù)進行交流與溝通,利用各種技術(shù)的優(yōu)勢特點,充分發(fā)揮自我任角團隊多元化的優(yōu)勢,促進自我任角團隊活動有序、高效地開展。
    4、與組織的關(guān)系
    作為企業(yè)中的非正式組織,自我任角團隊是對企業(yè)中常規(guī)運作實踐的必要補充,該團隊的運作與企業(yè)存在著相互影響,主要體現(xiàn)在以下兩個方面。一方面,該團隊作為一種民間的非正式組織,對企業(yè)的正常運作起到一種監(jiān)督和提示的作用,其提供的方案可以促進企業(yè)的良性運作。另一方面,該團隊在組建和運作方面的具體流程需要企業(yè)的支持、激勵和強化,以便維持團隊的運轉(zhuǎn)。
    4、1 團隊性質(zhì)
    自我任角團隊是區(qū)別于企業(yè)中嚴格科層制的非正式組織,是員工基于挑戰(zhàn)自己,實現(xiàn)自身價值的需要,從自身興趣出發(fā),自發(fā)組建的“角色扮演”團隊。團隊*大的特點是民主、自由、互動與靈活,可以隨時組建,也可以根據(jù)課題的實際情況隨時更換成員。該團隊由員工自行組建,自行運營,自行管理,原則上企業(yè)不干預(yù)其活動,但是當(dāng)企業(yè)中團隊數(shù)量越來越多,團隊發(fā)展日趨成熟時,企業(yè)可在一定程度上給予積極的引導(dǎo),以吸引更多員工參與到為企業(yè)的發(fā)展出謀劃策中來。
    4、2 沖突管理
    自我任角團隊與正式組織在目標(biāo)、價值觀上的不一致,以及自我任角團隊本身所具有的缺陷,導(dǎo)致兩者極易產(chǎn)生矛盾和沖突。企業(yè)必須采取有效措施對沖突進行管理,以減少甚至杜絕自我任角團隊與正式組織的不和諧之處,將沖突轉(zhuǎn)換為合作。
    (1)建立學(xué)習(xí)型組織,建立共同愿景。
    要將個人、自我任角團隊與組織的愿景達到統(tǒng)一,通過不斷的學(xué)習(xí)來提高員工滿足組織成長需要的能力,使個人的成長與企業(yè)的發(fā)展有效的擬合,這一點對知識型員工尤其重要。
    (2)建立順暢的信息溝通渠道。
    有效的溝通能夠促進理解,而理解又能促進信任,從而產(chǎn)生合作。通過信息交流與溝通可以改變個人或群體的行為,同時信息溝通也是組織內(nèi)部良好人際關(guān)系、工作關(guān)系建立與維持的重要保障。組織應(yīng)該加強與自我任角團隊成員之間的聯(lián)系,對團隊發(fā)展的狀況進行及時了解,并給予引導(dǎo),以避免團隊朝著不利于組織目標(biāo)的方向發(fā)展。
    (3)注重對自我任角團隊成員的激勵。
    不同于一般的非正式組織,自我任角團隊的成員都具有挑戰(zhàn)自我、實現(xiàn)自身真正價值的需要。如果在團隊活動過程中,組織能給予一定的關(guān)注,并對團隊的成果給予高度的重視,這在很大程度上會促進成員們更有信心地開展活動,而且有助于成員將這種正面能量帶到實際工作中去。而如果組織對于團隊的成果不僅不給予激勵,反而忽略、輕視,則會嚴重挫傷團隊成員的積極性,也會加深團隊成員與組織的矛盾和沖突。
    5、組織支持
    自我任角團隊在成立之初,企業(yè)一般不會對其進行干預(yù)。當(dāng)企業(yè)認識到團隊活動的開展對企業(yè)發(fā)展的各方面都有積極作用時,便會對其進行一定程度的積極引導(dǎo),并提供物質(zhì)及精神上的支持,以提高員工參與的積極性。
    5、1 組織支持的意義
    作為企業(yè)中一種新興的非正式組織,自我任角團隊的形成對企業(yè)發(fā)展有著多方面的積極作用。因此,組織對其進行適度的支持,不管是對于自我任角團隊自身的成熟壯大,還是企業(yè)的長久發(fā)展都具有重要的意義。
    首先,組織的支持可以給予員工更大的信心和積極性,更有助于堅定他們繼續(xù)積極參與自我任角團隊活動的決心。
    其次,組織的支持可以促進員工組織承諾的形成。員工都渴望得到上級的關(guān)注,如果他們在自我任角團隊中受到組織的重視,則很容易將這種正面能量帶到自己的本職崗位上,從而進一步提高其對組織的滿意度和忠誠度。
    再者,組織的支持可以為自我任角團隊指引明道。組織適時適宜地發(fā)布一些新的研究課題供團隊選擇,可以給自我任角團隊進一步的工作方向提供參考。
    *后,組織的支持可以對自我任角團隊的發(fā)展、成熟起到指導(dǎo)作用。由于自我任角團隊都是由員工自由組建,很多員工可能都是一線的工人,管理知識的缺乏使得他們對于怎樣運營好一個團隊缺少經(jīng)驗,組織可以在運營、管理的技術(shù)和手段上給予幫助,以促進自我任角團隊更好地發(fā)展。

        責(zé)任編輯：張言    pndqq.cn    2011-9-6 15:15:28

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